Optimer med Space Management

Optimer med Space Management

Af

Er din virksomhed god nok til at udnytte kvadratmeterne?

Smarte sensorer giver facility management (FM) viden om, hvad der sker i bygningen. Sensorerne gør det nemt at finde ud af, om der har siddet nogen på kontorpladsen eller i mødelokalet, om projek­toren er blevet slukket, eller om det er tid til at fylde sæbe i dispenseren på toilettet. På den måde kan forretningen optime­res baseret på anvendelsen af arealer og det løbende forbrug. Ved at sætte sensorer op kan du afklare, hvordan hver eneste kvadratmeter reelt bruges, og om de kan bruges endnu bedre. I kan få afdækket jeres præcise behov fx for at:

  • Øge medarbejdertilfredsheden gennem en optimeret indretning.
  • Udnytte jeres kvadratmeter, så I undgår spildplads.
  • Styre forbrug og planlægge opfyldning, rengøring eller tømning efter behov.

 

Danske kontormedarbejdere bruger i gennemsnit kun ca. 30-55 % af arbejdstiden på kontorpladsen.

Kilde: Andersen, G., & Christensen, P.

Sensorer

Sensorer er et værktøj til indsam­ling af data i realtid gennem mo­nitorering af rum og/eller aktiver. Der findes flere forskellige typer sensorer, der opfylder forskellige formål og behov. Afhængig af formålet med sensorerne kan de placeres mange forskellige ste­der: på vægge og lofter, under skriveborde, på projektorer, på skraldespande og kopimaskiner m.v.;  alle steder, hvor der er en eller anden form for menneske­ligt eller maskinelt forbrug.

Der er mange måleområder, hvor der kan optimeres og spares – nogle eksempler er:

  • Lokaletemperaturer
  • Lyskilder
  • CO2-målinger
  • Papirbeholdning i kopi­maskiner
  • Behov for mere sæbe i dispensere
  • Åbne/lukkede vinduer
  • Strømforbrug
  • Støjniveau


Da sensorerne løbende ind­samler data, vil datagrundlaget hurtigt blive så omfattende, at det skaber et behov for data­analysekompetencer, så den indsamlede viden kan udnyttes optimalt.

Store mængder data kan være overvældende. Her kan Basico træde til med god erfaring inden for behandling af data ved hjælp af kontorrobotter, databasearbejde og avanceret Excel – og efterfølgende koble data fra sensorerne sammen med adfærd og økonomi. Gennem disse kob­linger klarlægger Basico, hvor virksomheden kan optimere sine arealer som en helhed.

Activity Based Working (ABW)

Gevinsterne ved et sensorbaseret space management-projekt er mange. Udover at opnå store besparelser ved at bruge kva­dratmeterne smartere og derved opnå en eventuel reduktion af lejemålet og/eller de tilhørende ydelser kan et optimeringspro­jekt også være løsningen på flere udfordringer:

  • Udskydelse af behovet for nye kontorbygninger.
  • Bedre udnyttelse af møde­lokaler gennem en bedre dimensionering eller ændring af organisationens lokalebookingkultur.
  • Afhjælpning af spidsbelastning af kantinen og dermed afgivelse af et tilbud om en bedre frokostoplevelse.
  • Højere produktivitet, større grad af vidensdeling og øget medarbejdertilfredshed.

For at organisationen kan få glæ­de af sensorernes fulde potentia­le, er det essentielt at forholde sig til, hvordan lokalerne bliver brugt.

Flere og flere virksomheder er begyndt at gå over til ABW. Det betyder, at lokalerne opdeles i forskellige typer, som understøt­ter forskellige arbejdsaktiviteter i løbet af arbejdsdagen (stillelokaler, huddle rooms, telefonbok­se, virtuelle møderum, lounges m.v.), mens ingen eller kun få medarbejdere har faste pladser. Ved at anvende sensorer kan virksomheden understøtte ABW ved løbende at kunne følge med i virksomhedens behov og tilpasse lokalerne.

70 % mener, at luftkvalite­ten er vigtig for at arbejde produktivt – kun 40 % er tilfredse.

80 % mener, lokaletempera­turen er vigtig for at arbejde produktivt – kun 29 % er tilfredse.

Et lavt støjniveau er et vig­tigt parameter for at arbejde produktivt – kun 31 % er tilfredse med støjniveauet på deres arbejdsplads.

Kilde: Leesman Index


Roadmap for brug af sensorer

Med en projektbaseret tilgang til brugen af sensorer kan du undersøge flere muligheder for optimering, uden at det er nød­vendigt med en sensor på hver stol, i hvert lokale, ved hvert aktiv m.v. Investeringen i senso­rer kan således minimeres ved at flytte sensorerne i forbindelse med analyseprojekterne.

Basico har udarbejdet et eksem­pel på et roadmap for, hvordan du kan anvende sensorer til at analysere og identificere mulighederne for at optimere udnyttelsen af kvadratmeter (se tabel 1). Varigheden på hvert måleprojekt kan variere alt efter adfærd og forhold inden for det pågældende område samt ferier og helligdage.


 

5 råd til at komme godt fra start

Det er vigtigt at være grundigt forberedt inden opstarten af et space management-optimeringsprojekt:

  1. Tænk space management-projektet ind i strategien, så kvadratmeterne udnyttes i takt med organisationens udvikling.
  2. Læg en plan for at imødekomme eventuelle reaktioner på ændringerne.
  3. Engagér den øverste ledelse i projektet, og meld ændringerne klart ud i hele organisationen.
  4. Gør viden fra indsamlede data tilgængelig for alle.
  5. Udpeg en eller flere, gerne fra HR og FM, som får ejerskab og står for den løbende implementering og udvikling.

Lad Basico hjælpe med at optimere de ineffektive kvadratmeter

Vi hjælper din organisation med at sammentænke arbejdsrum og økonomi. Vi tilbyder kompetencer inden for projektstyring og -ledelse samt dataindsamling og -behandling, som vi tilpasser behovet og kompetencerne i din virksomhed.

Kontakt Lisbeth Bau-Madsen, Partner, Facility Management Services på lbmadsen@basico.dk eller 2510 2212.

DIGITALISERING AF FM-FUNKTIONEN

Få tilsendt rapporten ”FM-systemer i Danmark – et overblik 2018”, som indeholder:

- Spændende cases fra bl.a. 3d byggeri danmark, DTU og K-Jacobsen A/S
- Systemoversigt
- Leverandørpræsentationer
- 6 gode råd fra leverandørerne til dit digitaliseringsprojekt

Tilmeld dig her