Fra transaktionstunge til værdiskabende processer

Fra transaktionstunge til værdiskabende processer

Indførelsen af 31 key financial controls (KFC’er) hos Compass Group Danmark førte til implementeringen af den digitale softwareløsning TASK MANAGER med henblik på at skabe overblik og mere effektive arbejdsprocesser i forbindelse med rapportering og dokumentation.

Compass Group – en compliancedrevet koncern

I 2013 besluttede Compass Group-koncernen at indføre 31 key financial controls, som en del af missionen om at skabe en mere samlet, global koncern med et mere adfærdsbestemmende og kontrolleret miljø. Kravet fra hovedkontoret var, at alle 50 lande skulle efterleve disse KFC’er inden udgangen af september 2015 – store som små – for at skabe mere gennemsigtighed og stærke interne kontroller.

”Mange af de 31 KFC’er var helt naturlige og logiske kontroller, som er en nødvendighed i enhver virksomhed – f.eks. i forbindelse med indgåelse af salgskontrakter eller leverandøraftaler. Men det, der var nyt for mange her i organisationen, var graden af dokumentation, der blev forventet – vi skal ikke bare efterleve de 31 KFC’er, men også være i stand til at bevise og dokumentere, at vi følger de her kontroller”, fortæller Finance Manager Ole Lauritsen.

Compass Group er en compliancedrevet koncern, hvor sikkerhed og miljø figurerer højt i alt, hvad organisationen gør. Dette er en del af dagligdagen for alle medarbejdere og er indlejret i regler, procedurer og daglige arbejdsgange. I praksis betyder det, at alle medarbejdere dagligt arbejder efter devisen safety first og bl.a. holder ugentlige tavlemøder, laver interne og eksterne audits samt en årlig arbejdspladsvurdering. Derudover er der på miljøfronten sat nogle klare mål om reduktion af virksomhedens miljøpåvirkning.

Formålet med introduktionen af de 31 KFC’er var primært at sætte fokus på de risici, der er forbundet med disse forretningskritiske processer, og skabe gennemsigtighed i prokura, funktionsadskillelse samt mulighed for benchmarking.

”Det er et krav, at vores leverandører kender vores forretningsetik og code of conduct, hvilket de også skriver under på, at de er bekendte med. Det vil jo være en katastrofe, hvis en leverandør eksempelvis leverer fordærvet mad. Det samme er gældende på salgssiden. Omkring indgåelsen af kontrakter har vi nogle helt specifikke formalia, vi skal igennem, for at sikre, at vi ikke går ind i noget med bind for øjnene”, fortæller Ole Lauritsen.

Ensartede processer på tværs af teams og lande

Efter indførelsen af de 31 KFC’er oplevede Compass Group Danmark, at der blev brugt meget tid på at styre og kontrollere processen i forbindelse med dokumentationen, fordi det helt naturligt stiller store krav til ressourcer pga. tidstunge manuelle processer såsom kopiering af dokumenter, arkivering, indsamling af information i mail/mapper. Da delte regneark giver en del begrænsninger, og sporbarheden i Excel er ikkeeksisterende, opstod der ret hurtigt et behov for en automatisk løsning, der kunne understøtte ønsket om et system til rapportering og dokumentation for udførte kontroller - ét sted.

Ole Lauritsen forklarer: ”At styre sådanne processer ved hjælp af farvekoder i et Excel-ark er nærmest en umulig opgave. Det vigtige for mig var derfor at finde en løsning, der kunne skabe det nødvendige overblik og samtidig sætte strøm til vores manuelle processer med henblik på at skabe mere effektive arbejdsgange i forbindelse med rapportering og dokumentation”.

Ole valgte i den forbindelse at inddrage Basico i processen, som anbefalede Compass Group Danmark at kigge på TASK MANAGER. Samarbejdet igangsattes med et proof of concept, som tog udgangspunkt i selskabets eksisterende rapportering af de 31 KFC’er. Dette framework blev i løbet af bare en enkelt dag sat op i TASK MANAGER. Umiddelbart herefter besluttede Compass Group Danmark sig for at indgå samarbejde med Basico om driftsstøtte og implementering.

”Selve implementering var effektiv og krævede kun et enkelt tjek med en af Basicos konsulenter. Derudover er TASK MANAGER et utroligt brugervenligt værktøj, som er nem at manøvrere rundt i”, udtrykker Ole Lauritsen.

TASK MANAGER har lynhurtigt vist sig at være en værdifuld investering for Compass Group Danmark, som allerede efter en måned oplevede tydelige resultater. Arbejdsgangene er blevet langt mere effektive i arbejdet med at indhente og godkende dokumentation, da løsningen er ideel til at skabe det nødvendige overblik over antallet af uafsluttede arbejdsopgaver.

”Et af mine vigtigste fokusområder som Finance Manager har været at sikre dokumentationen i forbindelse med indførelsen af de 31 KFC’er, automatisere processen heri og finde en løsning, der ville minimere risikoen for fejl. Her har TASK MANAGER vist sit værd. Vores Finance Director godkender dokumentationen af samtlige 31 kontroller, som vi pt. er to, der indhenter. Det vil sige, at han gennemgår alt, og hvis han ikke er tilfreds, sender han retur, hvorefter vi retter op og indhenter manglende oplysninger”, fortæller Ole Lauritsen.

TASK MANAGER – en løsning, der binder organisationen sammen

Mange organisationer kæmper med at holde styr på tilbagevendende processer på tværs af afdelinger, teams og datterselskaber – processer såsom periodeafslutning, interne kontroller, indberetning af moms og skat, revisorlister og andre operationelle tjeklister. Det er svært, hvis ikke umuligt, at håndhæve stramme ensartede processer.

TASK MANAGER er ideel til at designe og administrere processer og en effektiv løsning i mange sammenhænge. Derfor planlægger Compass Group Danmark også at begynde at anvende TASK MANAGER i forbindelse med månedsafslutningen i nærmest fremtid.

”Der er mange involveret i processen omkring månedsafslutning. Jeg har nogle konkrete opgaver, men det har vores business support og resten af finansfunktionen også. Hele faktureringsprocessen er eksempelvis et 60-siders langt Excel-dokument, men det er praktisk talt en umulig opgave at følge status der. I stedet vil vi tage hovedopgaverne og føre det over i TASK MANAGER, så vi hele tiden har det store overbliksbillede og derved kan se, hvor godt vi er med”, uddyber Ole Lauritsen.

Hos Compass Group Danmark har der længe været et ønske om at få flere arbejdsgange ind i et elektronisk workflow med henblik på at øge effektiviteten og skabe mere tid til værdiskabende aktiviteter. Med implementeringen af TASK MANAGER og samarbejdet med Basico er der taget et stort skridt på vejen.

”TASK MANAGER har været en værdifuld investering, og vi har været meget glade for samarbejdet med Basico. De sikrede en effektiv implementeringsproces, så vi lynhurtigt var oppe at køre. Derudover kommer deres konsulenter med en stor erfaring og kan sætte sig ind i de problemstillinger, vi oplever i Finance, hvor vi arbejder meget med, hvordan vi skaber mere værdi for færre midler. Vi har styr på basis nu og vil gerne fremover kigge mere på, hvordan vi kan øge effektiviteten i dagligdagen. Derfor overvejer vi også på længere sigt at få implementeret BALANCER, som er en softwareløsning til balanceafstemning”, slutter Ole Lauritsen.


Compass Group

Compass Group er en global koncern, der servicerer en bred vifte af brancher og organisationer med facility management, foodservice og rengøring. Compass Group Danmark har 60 års global erfaring og opererer under varemærkerne Eurest, Eurest Services, Chartwells, Din Private Kok, ESS og Levy Restaurants.


Ole Lauritsen

Ole Lauritsen har været Finance Manager i Compass Group Danmark de seneste to år. Oles væsentligste fokusområde har været at få styr på basis i Finance, sætte strøm til de manuelle arbejdsgange og herefter øge værdiskabelsen i Finance.


Basico CFO Toolbox

”Basico valgte at samarbejde med Adra med henblik på at udvikle CFO Toolbox’en, hvis primære formål er at effektivisere, skabe gennemsigtighed og frigøre vigtige ressourcer i Finance til værdiskabende aktiviteter ved hjælp af digitale løsninger, da vi oplever et stort behov for dette blandt vores rådgivningskunder”, fortæller Partner Morten Bille fra Basico. Læs mere om CFO Toolbox her.


Kontakt

Hvis din virksomhed ønsker at få en uforpligtende snak om, hvordan din virksomhed kan sætte strøm til de transaktionstunge processer, så kontakt Partner Morten Bille på tlf. 2510 2233 eller mail mbille@basico.dk. Du kan læse mere om Adras løsninger her.

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her