Effektiviser dit FM-workflow med robotter

Effektiviser dit FM-workflow med robotter

Af

Facility management-området er ofte præget af et meget fragmenteret systemlandskab. En opgave startes ofte med, at opgavestiller sender en e-mail til en dedikeret mailadresse. Eller måske indtaster opgavestiller en forespørgsel i virksomhedens eget Ticket Management System (TMS); et system som ofte deles med andre funktioner i virksomheden, f.eks. IT- support. Forespørgsler skal kunne overføres til Work Orders i et Facility Management System (FMS), så FM-teamet kan samle dem op og sørge for den videre håndtering. Når Work Orders er fuldført, skal information sendes retur gennem systemerne til opgavestiller. Fra FMS er det ofte relevant at sende data videre til ERP-systemet, så købsfakturaer bliver oprettet, og omkostninger registreret.

Hvis FM drives af en ekstern leverandør, kompliceres billedet yderligere. Måske har leverandøren sit eget TMS, som en forespørgsel ligeledes skal registreres i, så leverandøren kan opfange dem. Og leverandøren skal have overflyttet data fra et FMS til sit eget ERP-system.

Komplikationerne er mange, og typisk vil man overveje at lave komplicerede integrationer, hvis det er muligt. Integrationer er dyre, ufleksible og binder kunden tættere end ønsket til sin FM-leverandør samt besværliggør udskiftning af hele FM- opgaven eller blot dele af kontrakten.

Viser det sig at være for komplekst at lave en integration, må data flyttes manuelt. Det sker typisk ved hjælp af copy/paste og manuel indtastning. Den manuelle behandling er typisk tidskrævende, dyr og eksponeret for at lave fejl.

”Ansæt” en robot

I mange tilfælde kan du løse dine udfordringer med et kompliceret FM-systemlandskab ved at implementere Robotics. En robot kan binde dine systemer tættere sammen og frigive FM-ressourcer til at servicere organisationen.

Robotics er især anvendeligt i de tilfælde, hvor du kan løse udfordringerne ved hjælp af repetitivt manuelt arbejde i systemerne. Det kan både være internt i et FMS, men også i tilfælde, hvor du skal flytte information imellem kildesystemer og FMS og videre herfra. Her kan en robot blandt andet fjerne behovet for en dyr og kompliceret integration.

En anden mulighed kan være, at robotten skanner ind- kommende mails i en dedikeret FM-mailboks, og automatisk videredistribuerer relevante data til den eller de rette modtagere. Ovenikøbet kan robotten opdatere et relevant Excel- ark, eller en Work Order i FMS med data fra e-mailen. Så længe data er elektroniske, er mulighederne for effektivisering med Robotics uanede.

En robot kan således konfigureres til at udføre nøjagtig den proces, som medarbejderen ville sidde og udføre manuelt på systemet. Robotten kan både logge på og af systemer, udføre handlinger og dokumentere handlingerne.

Fordelen med Robotics er desuden, at du kan fylde på med opgaver, så længe robotten har ekstra kapacitet – 24/7,

365 dage om året. Når robotten er færdig med at flytte data fra TMS til FMS, kan den fortsætte med at flytte andre data fra FMS til ERP-systemet.

Og da du ikke skal programmere en robot, kan FM-teamet styre den uden at være afhængig af hjælp fra IT-afdelingen. Det forøger agiliteten markant og gør det nemmere at skifte leverandør på såvel delmængder af FM-opgaven som hele FM-opgaven.

Kontorrobotter er fremtiden

Vil du se, hvordan kontorrobotter i fremtiden vil revolutionere supportfunktionerne? Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få 5 videoeksempler på, hvorfor robotter er fremtiden, og hvordan de kan gøre dig mere effektiv og understøtte dig i dit arbejde.

Tilmeld dig her