Digitalisering af Finance i Fujitsu

Digitalisering af Finance i Fujitsu

Der kan være stor værdi i at digitalisere økonomifunktio­nen med løsninger fra Basicos CFO Toolbox. Digitalisering af processer handler ikke alene om at reducere omkost­ninger, men også om at øge kvaliteten og frigøre tid til værdiskabende aktiviteter.

Der findes nu teknologi, som kan medvirke til at effektivisere en lang række processer; både i og uden for økonomifunkti­onen. Denne artikel handler om Fujitsu, som med stor succes har taget den nye teknologi til sig og sat strøm til en række arbejdsgange. Dette har medført store gevinster i form af tidsbesparelser, lavere omkostninger, forbedret dokumen­tation og mere effektive arbejdsprocesser i økonomifunktionen.

I denne artikel fortæller Fujitsus CFO Martin Tørnes om, hvorfor de netop valgte løsningerne TASK MANAGER og BALANCER fra Basicos CFO Toolbox.

 

TASK MANAGER: En komplet løsning til procesflow

Efter et morgenmøde hos Basico fik Martin Tørnes øjnene op for Basicos CFO Toolbox. I første omgang var det TASK MANAGER, som fangede Martins interesse. Dette var inspireret af en case fra Astellas Pharma, som anvender dette system til at håndtere omfattende interne kontroller (J-SOX*), og som har reduceret tidsforbruget i godkendelsesprocessen. Dette var en af de pri­mære årsager til, at Fujitsu ønskede at se nærmere på TASK MANAGER: et system, som skulle vise sig at være mere kom­plet og længere fremme rent teknisk end alternative systemer; inklusive deres daværende løsning.

Martin Tørnes forklarer: ”Systemet passer som fod i hose til vo­res dynamiske og internationale forretningsmodel. Vi vil f.eks. fremover have ansatte i både Estland og UK, der vil tage ak­tiv del i vores finansielle processer. I den henseende er TASK MANAGER en ideel løsning, da alle involverede parter kan få adgang til systemet, ligegyldigt hvor de er placeret, og derved følge status på alle relevante opgaver”.

I rollen som CFO er Martin Tørnes ansvarlig for økonomi, regn­skab og compliance. Mange i Fujitsus økonomifunktion arbejder på distancen, hvilket vil sige, at han har ansvar for, at der følges op på arbejdsopgaver, der udføres af medarbejdere, som han ikke er i kontakt med face-to-face. Dette kræver et system, der sikrer implementering, transparens og efterlevelse af gode ru­tiner og processer i forbindelse med blandt andet compliancearbejdet.

”Hele TASK MANAGER-systemet er ideelt til at skabe overblik over ansvarsfordeling og procesflow i forbindelse med vores J-SOX-rapportering samt sikre, at vi får overholdt alle compli­ancekrav”, fortæller Martin Tørnes.

TASK MANAGER er et alsidigt system, der kan anvendes i man­ge sammenhænge; eksempelvis også til indhentning af doku­mentation i forbindelse med årsafslutningen. Martin Tørnes for­klarer: ”Ved indhentning af dokumentation til revisionen har vi tidligere anvendt helt basale folderstrukturer. Problemet med den fremgangsmåde er dog, at det er så godt som umuligt at få det hele gemt korrekt, da der er mange medarbejdere involve­ret i processen, hvilket øger risikoen for, at ”noget kan smutte i svinget”. Derfor har vi år efter år manglet overblikket over det indsamlede materiale og kvaliteten heraf. Ved at anvende TASK MANAGER løser vi disse problemer. Processen for udarbejdelse, indhentning og godkendelse er klar. Vi gemmer materialet, får det godkendt og dokumenteret og har adgang til det 24/7”.

digitalisering-af-finance-i-fujitsu

 

TASK MANAGER er for hele virksomheden; ikke kun økonomi

Hos Basico oplever vi, at mange virksomheder har udfordringer med at holde styr på tilbagevendende processer på tværs af afdelinger, selskaber og landegrænser. Dette kan Martin Tørnes nikke genkendende til. Derfor arbejder Fujitsu nu på at intro­ducere TASK MANAGER-systemet i de andre lande i Norden. Ud over at opnå de samme fordele som i Danmark, så vil dette gøre arbejdsprocesserne mere integrerede og effektive samt sikre transparens på tværs af landegrænserne.

*J-SOX er den version af SOX, som japanske børsnoterede selskaber er underlagt.

Men TASK MANAGER er ikke alene forbeholdt økonomifunktio­nen. Der er et stort potentiale i at anvende det til at effektivi­sere og dokumentere processer overalt i virksomheden. Martin Tørnes er enig: ”Jeg ser ingen begrænsninger i brugen af TASK MANAGER; det har potentiale til at blive anvendt mange steder i vores virksomhed. P.t. ser vi på mulighederne for at anvende det til at understøtte vores salgsprocesser”.

Fujitsu har længe haft et ønske om at få flere arbejdsgange ind i elektroniske workflow, så der frigives tid til værdiskabende opgaver. Martin Tørnes uddyber: ”Vi har haft svært ved at finde et flowsystem, som kan understøtte vores daglige arbejdsgan­ge og leve op til vores øvrige brugerkrav. I TASK MANAGER har vi fundet den komplette løsning, som ikke på nogen måde er sammenlignelig med alternative løsninger”.

 

BALANCER: Strømlining af periodeafslutningsprocessen

Selvom mange virksomheder er af den opfattelse, at de hånd­terer måneds-og årsafslutningen rimelig godt, så er sandheden ofte en anden. For de fleste virksomheder er processerne i for­bindelse med månedsluk og årsafslutning et virvar af regneark, ringbind og utallige mapper med filer i.

Dette var også tilfældet hos Fujitsu, som efterspurgte en digi­tal løsning, der kunne skabe fuldt overblik over status på hver enkelt opgave i hele flowet. Det var derfor nærliggende at se på andre af produkterne i Basicos CFO Tool Box; og blikket faldt hurtigt på BALANCER.

BALANCER er et program til balanceafstemning og månedsaf­slutning. I realtid giver det brugerne et fuldstændigt overblik over hele afstemningsprocessen. Det er særdeles velegnet til månedsafslutningsprocesser med omfattende afstemninger og behov for at dokumentere disse samt de udførte kontroller. Der er tale om en løsning, som alle involverede medarbejdere kan tilgå, hvad enten det er fra en computer, telefon eller tablet; og det kan håndtere, at alle er på systemet samtidig.

Martin Tørnes uddyber: ”BALANCER har vist sig som et uund­værligt system – ikke kun for vores regnskabsafdeling, men også for revisionen. Ved hjælp af BALANCER har de f.eks. også mulighed for at følge med i, om vi i løbet af året lever op til målet om at afstemme vores balancer løbende. Derudover har vi reduceret risikoen for fejl og oplever en meget større tillid til vores tal end tidligere”.

 

Implementering

De fleste af os foretrækker velkendte processer og systemer. At skulle forholde sig til nye digitale løsninger og nye arbejdsruti­ner møder ofte skepsis og modstand fra de involverede medar­bejdere. Derfor har Martin gjort meget ud af at inkludere sine kollegaer i processen fra start til slut; både med henblik på at sætte sig ind i deres behov, og for at sikre en fælles forståelse og anerkendelse af, at nye teknologiske løsninger kan forbedre resultatet af deres arbejdsindsats.

Fujitsu implementerede både TASK MANAGER og BALANCER i slutningen af 2015. ”Begge systemer er meget brugervenlige; f.eks. giver de begge et lynhurtigt overblik via de indbyggede dashboards. Implementeringen var tilsvarende effektiv; den krævede kun nogle få dages workshop og en smule træning. Derfor fik vi hurtigt integreret begge systemer i vores hverdag, hvilket selvfølgelig var en stor fordel”, fortæller Martin.

Hos Fujitsu har de allerede nu oplevet mange fordele ved at vælge de digitale løsninger i CFO Toolbox; primært pga. væ­sentlige tidsbesparelser. Arbejdsgangene er således blevet langt mere effektive, og alle medarbejdere har nu det ønskede overblik, så de kan følge status på arbejdsopgaverne. Derud­over er systemerne også blevet godt modtaget af revisionen, som værdsætter den forbedrede dokumentation og deres on­line adgang hertil.

 

Samarbejdet med Basico

Martin Tørnes udtaler: ”Implementeringen af TASK MANAGER og BALANCER har været en værdifuld investering for Fujitsu, og vi er meget tilfredse med den rådgivning, vi får fra Basi­cos konsulenter, som forstår compliance-og økonomiområdet i dybden. Basico møder os i øjenhøjde, og deres konsulenter er servicemindede og proaktive. De er der, når vi har behov for hjælp. Tidligere foregik det på mail med en amerikansk supportfunktion. Derfor sad vi ofte med følelsen af, at vi ikke fik den fulde udnyttelse af systemet. Det var vigtigt at få en samarbejdspartner, som har et indgående og solidt kendskab til både vores arbejdsområde og systemerne, og derfor er godt rustet til at hjælpe os med at få succes”.

I Basico har vi også fokus på videndeling. Vi stiller faglighed, rådgivning og et professionelt netværk til rådighed, så vores kunder har mulighed for at sparre med hinanden i forbin­delse med systemanvendelsen; hvilket også Fujitsu har haft glæde af.

”Vi sælger ikke bare en IT-løsning. Vores CFO Toolbox-løsninger bliver implementeret af konsulenter, som selv har en baggrund inden for økonomistyring og compliance. Det sikrer en meget stærkere videndeling mellem konsulent og virksomhed, da vi taler samme sprog. Vi er ikke IT-folk, der implementerer et IT-projekt, men i stedet økonomifolk, der driver et økonomisty­rings-og complianceprojekt”, slutter Morten Bille.

 

cfo-toolbox


Om Fujitsu

Fujitsu er Japans førende ICT (Information and Communication Technology) virksomhed og tilbyder en komplet portefølje af teknologiprodukter, løsninger og services. Omkring 156.000 Fujitsu medarbejdere supporterer kunder i over 100 lande. Fujitsu Limited havde i det regnskabsår, der afsluttedes den 31. marts 2016, en samlet omsætning på 41 mia. USD. I Danmark er Fujitsu bl.a. en af de fem største leverandører af IT til det offentlige marked, primært fokus er målrettet kommuner og regioner, hvor de gennem mere end 30 år har leveret applikationer og drift. I Danmark har Fujitsu ca. 250 medarbejdere, som primært arbejder ud fra to lokationer i Ballerup og Aarhus.  

BASICO ROBOTICS KURSUS

Oplever du også et stigende behov for at arbejde hurtigere? Er dine arbejdsopgaver repetitive og tidskrævende?

Hvis du kan svare ja til overstående, så er et Basico Robotics kursus noget for dig!

Læs mere her!