Digitaliserede processer skaber værdi

Digitaliserede processer skaber værdi

Af

Task Manager kan forbedre en virksomheds processer og dokumentation. Det har Verisure Danmark erfaret af deres samarbejde med Basico.

For at være i stand til at prioritere de værdiskabende aktiviteter og for kontinuerligt at kunne øge kvaliteten af arbejdet i Finance er det vigtigt med et konstant fokus på automatisering og digitalisering af processer og arbejdsgange. Det mener CFO Gry Collignon. Derfor arbejder alle i Finance hos Verisure ud fra et mantra om, at manuelle opga­ver, der skal udføres mere end én gang, skal automatiseres.

Vækst giver flere processer

Med den vækst, Verisure har været igennem de senere år, (jf artiklen på side 16), har Gry Collignon hele tiden skullet sørge for at bruge ressourcerne mest effektivt og værdiskabende.

Der var styr på månedsafslut­ningsprocessen og relevante dokumenter, men alt sad i ringbind, og arbej­det foregik manuelt. Og netop manuelt arbejde øger risikoen for fejl.

Finance havde nogle primære udfordringer, som der blev brugt me­get tid på hver måned:

  • Dokumentation af godkendelser i forhold til de interne kontroller
  • Overblik over månedsafslutnings­processen og kvali­tetssikring.

 Tanken var, at jo flere opgaver der kunne digitaliseres og automatiseres – få det basale placeret, gennemgået, struktureret og sat i system – jo mere kunne medarbejderne frigøres til værdiskabende og udviklende opgaver. Det blev startskuddet på et dyk ned i Basicos CFO Toolbox.

”Samarbejdet om denne opgave begyndte med Grys ønske om at sætte strøm til opgaverne i Finance og skabe sikkerhed for, at dokumentationen er på plads i forhold til revisionen og som op­følgning på interne kontroller. Det var en bred opgaveformulering, men heldigvis kunne vi hurtigt konstatere, at vi kunne komme langt med en standardimplemen­tering af Task Manager,” fortæller Morten Bille, som stod for imple­menteringen.

Samtidig gav digitaliseringspro­cessen anledning til, at Finance gennemgik alle deres processer, hvilket også bidrog til en øget effektivitet.

For at minimere risiciene aftalte vi at begynde med et proof-of-concept: De færreste CFO’er bryder sig om overraskelser, og Verisure fik implementeret sy­stemet med aftale om, at såfremt Gry og hendes medarbejdere ikke var tilfredse efter to måne­der, ville systemet blive lukket ned kvit og frit.

”Jeg tror, at de fleste organisationer er skeptiske, når det kommer til implementering og integrering af ny IT. Sådanne projekter kan hurtigt blive meget store og komplekse. Så et brugervenligt og implementeringsvenligt system som det her var meget velkomment. Vi oplevede også et rigtig godt samarbejde og nogle meget kundevenlige serviceforhold hos Basico, der altid stod klar til at svare på vores spørgsmål, hvis behovet opstod,” siger Gry Collignon.

Udover at det har frigivet res­sourcer hos medarbejderne, så kan revisor logge på systemet udefra og finde den nødvendige dokumentation. Det har gjort revisionsarbejdet væsentligt let­tere og samtidig reduceret både medarbejdernes og revisorernes arbejdstid. Medarbejderne kan selvfølgelig også logge på ude­fra, hvilket giver stor fleksibilitet.

Basico har samarbejdet med Gry Collignon igennem en lang periode, så det var naturligt, at Basico blev kontaktet, da be­hovet for digitalisering opstod. Produktet, kvaliteten, prisen og implementeringstiden hang sammen og fungerede, og der kom ingen overraskelser.

Præcise resultater, hurtigt og effektivt

Reaktionen blandt medarbejderne på Task Manager var positiv. De har fået frigivet tid til mere vær­diskabende opgaver, og de var i høj grad med til at presse på for en hurtig implementering.

Systemet har bidraget til en øget gennemsigtighed, og hos Verisure bruger medarbejderne fx Task Manager som huskeliste over alle de opgaver, de har liggende. Det har betydet, at der ikke er noget, der bliver glemt eller overset. Resultaterne er da heller ikke udeblevet.

”Generelt er Task Manager et rigtig godt værktøj, der er meget brugervenligt. For os har det betydet, at vi har fået en mere struktureret månedslukproces med en konstant højere kvalitet. Det har også betydet, at vi ikke længere er lige så sårbare i rela­tion til overlevering af viden, hvis vi står i en spidsbelastning, eller hvis en medarbejder forlader os.

Vi er derfor meget glade for, at vi valgte at implementere Task Manager, som vi i dag kan ud­nytte endnu mere og bedre, end vi troede muligt, da vi startede,” siger Gry.

Det er ikke alene regnskabs­funktionen, der kan få glæde af Task Manager: alle former for processer, kontroller og huske-lister kan med fordel lægges ind i systemet. Tænk ud af boksen, opfordrer Gry Collignon.

”Efter implementeringen af Task Manager har vi løbende været i dialog om forbedringer og optimeringer af opsætningen. Som en del af Verisures digita­liserings-roadmap er Basico nu i gang med implementering af Robotics til håndtering af store dele af kreditorprocesserne,” siger Morten Bille.

Gry Collignon har siden intervie­wet søgt nye udfordringer uden for Verisure. Basico ønsker held og lykke.

Mere om Task Manager

Vi samarbejder med flere udbydere af digitaliseringsværktøjer til effektivisering af administrative processer og har indgået en partneraftale med blandt andet Adra | Trintech, som står bag værktø­jet Task Manager, der er nævnt i denne artikel.

Task Manager er udviklet til at håndtere økonomiafdelingens tilbagevendende processer såsom månedsafslutning, revision, indberetning af moms og skat, PBC-lister, andre operationelle tjeklister, processer og kontroller. Programmet er designet til at gøre det supernemt at designe, konstruere og administrere processer i verdensklasse. Task Manager er ligesom Adra | Trintechs øvrige produkter en såkaldt software-as-a-service (SaaS); dvs. en cloud-baseret løsning. Syste­merne er tilgængelige via internettet 24/7 og giver således stor fleksibilitet.


Basico CFO Toolbox

I Basico arbejder vi med begrebet CFO Toolbox, som dækker over de systemer og andre værktø­jer, som vi mener bedst kan hjælpe Finance med at lykkes med digitalisering og automatisering. Vores Toolbox indeholder i dag systemer til automatisk afstemning, dokumentation af månedsafslutningsprocessen, kontraktstyringssystemer, Robotics, Business Intelligence m.v.

CFO Toolbox indeholder løsninger til automatisk afstemning, dokumentation af månedsafslutningsprocessen, kontraktstyringssystemer og Robotics. Løsningerne kan implementeres direkte af Finance og bruges af hele forretningen. Løsningerne er cloud-baserede med en stærk ROI og kan implementeres inden for få uger.

Kontakt Morten Bille, Partner, CFO Services på mbille@basico.dk eller 2510 2233

15 gode råd til at effektivisere processen for månedsluk

Gode råd til, hvordan din organisation kan implementere en smartere månedslukning af regnskabet og afslutte regnskabsperioderne hurtigere.

Læs mere