Automatisering med Foxtrot

Automatisering med Foxtrot

Af

Den danske køkkenproducent Designa har med succes taget fat på automatiseringsprocessen.

I 2017 blev over 7.000 fakturaer i forbindelse med salg af køkkenbordplader håndteret manuelt; først som købsfakturaer i indkøbs­afdelingen og siden som salgsfakturaer i Finance. Processen led under for høj fejlprocent i den manuelle behandling, så det var nødvendigt at sikre en højere kvalitet og et mere stabilt output.

Samtidig med at en procurement-medarbej­der forlod sin stilling, besluttede Designas CFO, Lasse Hougaard-Boldsen, at indlede et forsøg med at automatisere processen ved hjælp af en kontorrobot. Det blev til et pilot­projekt med samtlige fakturaer fra Designas største leverandør af køkkenbordplader, der står for godt halvdelen af de årlige bordpladefakturaer.

Mange produktionsvirksomheder er gået fra et push-system, hvor der produceres til lager, til et pull-system, hvor der først produceres, når der foreligger en konkret ordre. For Designa betyder det, at butikkerne bestiller bordpladen direkte hos underleverandøren, når der er solgt et køkken eller en bordplade. Leverandøren fakturerer Designa, som ikke blot viderefakturerer detailbutikken, men også opretter en købsordre på baggrund af leverandørfakturaen, som efterfølgende skal igennem det ordinære fakturagodkendelses-flow internt i Designa. En ganske almindelig arbejdsgang, men også en arbejdsgang, der efterlader mange muligheder for fejl.

 

Designa
De godt 170 medarbejdere har bidraget til, at Designa er blevet kåret som Gazellevirksomhed af Børsen impone­rende syv gange og, som den eneste danske virksomhed, kåret som Entrepreneur of the Year af Ernst & Young hele fem gange.

   

Foxtrot RPA
Foxtrot RPA (Robotic Process Automation) er en moderne og driftssikker robotteknologiløsning. Selv et mindre pilot­projekt er nok til at vise automatiseringsmulighederne:

  • Proof-of-concept kan gennemføres på kort tid.
  • I de fleste tilfælde kan brugerne selv vedligeholde Foxtrot RPA uden hjælp fra IT.
  • Startomkostningerne er lave.
  • Foxtrot har typisk en positiv ROI efter få måneder.

 

Den brugervenlige og præcise robot

Efter en grundig research over tre måneder besluttede Lasse Hougaard-Boldsen sig for, at pilotprojektet skulle afvikles med Foxtrot RPA.

Basico ydede konsulentbistand til opbyg­ningen af processen i Foxtrot, implementering samt undervisning, og en måned senere var den automatiserede proces idriftsat, og to medarbejdere var kompetente til at drifte og vedligeholde den.

”Foxtrot er en meget brugervenlig robotapplikation, der også er nem at være i dialog om med resten af organisationen. Det bliver et forretningsprojekt og ikke bare endnu et IT-projekt. Vi vil selvfølgelig fortsat trække på Basicos hjælp til at bygge de mest komplekse automatiseringer, men i fremtiden vil vores medarbejdere selv kunne bygge automatiseringer med Foxtrot. Det betyder, at vi bliver mere og mere selvkørende,” siger Lasse.

De medarbejdere, som er blevet involverede hos Designa, har for længst taget ejerskab for Foxtrot. De er positive og motiverede. Desuden er robotteknologi oppe i tiden, og det har betydet, at medarbejderne oplever, at de bliver dygtigere og får flere kompetencer, hvilket kan være til gavn for dem også sene­re i deres karrierer. De har lært, hvordan de udbygger automatiseringerne, og hvordan de bygger deres egne. Hos Designa har alle hørt om den nye robot, og lige pludselig er Finance blevet en spændende afdeling i organisationen.


Finance byder op til en omgang Foxtrot

”Vi har ikke oplevet, at nogen har sagt noget negativt om vores nye robot, hverken i Finance eller i indkøbsafdelingen. Folk har en naturlig skepsis, men de få fejl, vi har ople­vet, har været manuelle. Robotmedarbejderen gør præcis, hvad den får besked på, og den laver ikke fejl,” siger Lasse.

Det er logik, der styrer robottens processer – ikke hverken tid eller proces­rækkefølge. Derfor er det vigtigt at få styr på logikken i processerne frem for at sikre, at de bliver behandlet i en bestemt rækkefølge. Robotten er ligeglad, den er effektiv i sig selv. Da faktureringsopgaverne hos Designa er repetitive og ikke direkte værdiskabende, har det været en yderligere årsag til, at robotteknologien er det rigtige valg. I Finance er der foreløbig blevet frigivet et årsværk til andre og netop værdiskabende opgaver.

For Lasse Hougaard-Boldsen er det naturligt, at driften af Foxtrot ligger i Finance, hvor Designas IT-afdeling også hører under. Det er økonomimedarbejdere, som er blevet uddannet i robotten, så det vil være naturligt, at det også er dem, der uddanner deres kol­leger. Ifølge Jacob Poulsen, Partner, Finance IT Services hos Basico, skal der kun lidt ap­plikations- og logisk forståelse til for at drive robotmedarbejderen, og den forståelse har mange, der anvender Excel, allerede i dag.

Ud over den personlige udvikling hos medarbejderne betyder implementeringen af Foxtrot også, at Designa er blevet mindre afhængig af ekstern konsulenthjælp. Fx kan de uddannede medarbejdere hos Designa selv justere småting i automatiseringen; det behøver de ikke en ekstern konsulent til. Konsulenterne besidder dog en viden, der er uundværlig i forbindelse med større projekter, og de er samtidig gode sparrings­partnere, så helt konsulentfri ønsker Lasse ikke at være.

Pilotprojektet har kørt med succes, og efter en seks måneders projektperiode har Designa opnået et særdeles positivt afkast på investeringen, inkl. licenser. Derfor har virksomheden nu udvidet robotten til også at omfatte deres anden store leverandør af køkkenbordplader.

Lasse Hougaard-Boldsen ser mange andre muligheder i Finance for at implementere ro­botteknologien. Problemet er at finde tiden til at gå ordentligt ind i projekterne. Men han er overbevist om, at ressourceforbruget kan reduceres, samtidig med at kvaliteten øges. Det har pilotprojektet allerede bevist.

”Vi afholdt strategiworkshops tidligere i år, hvor robotteknologien ville have fået meget mere plads, hvis vi dengang havde haft den viden, vi har i dag. Nu ved vi meget mere om, hvordan og hvor vi kan bruge robotter­ne, og vi har en meget større indsigt i det output, vi kan opnå,” fortæller Lasse.

 

"Foxtrot er en meget brugervenlig robotapplikation
for alle i organisationen. Med Foxtrot bliver det derfor et forretningsprojekt og ikke endnu et IT-projekt”

 

Få resten af organisationen med

Det er ikke kun Finance, der kan få gavn af Robotics, mener Lasse. Der er mange processer i resten af organisationen, der vil kunne opnå de samme fordele, som han har oplevet i sin del af virksomheden. Hos Designa – som i de fleste andre virksom­heder – er der udarbejdet en prioriteret liste over strategiske tiltag, som optager projektkapacitet. Den aftalte prioritering og de aftalte tiltag kan være med til at udsætte beslutninger om implementering af robotter andre steder i organisationen. Men ifølge Lasse Hougaard-Boldsen har robotterne overhalet strategierne indenom, fordi der er så konkrete og signifikante besparelser og så meget værdi at hente. Ved at prioritere implementering af robotter og dermed frigive ressourcer fra trivielle manuelle aktiviteter kan disse ressourcer flyttes til mere værdiskabende projekter. Det gælder i hele organisationen og ikke kun i Finance. Frigørelse af ressourcer kan bidrage til:

  • Øget kvalitet
  • Øget effektivitet
  • Økonomiske besparelser
  • Reducering af fejl.

Før robotmedarbejderen havde Designa ikke statistisk materiale over fejl og fejlårsager i denne del af faktureringsproces­serne. Det er en ekstragevinst, de har fået med oven i hatten, der åbner mulighed for at procesoptimere og forbedre virksomhedens arbejdskapital. Udfordringen med at implementere Robotics i virksomheden er at udvælge de rigtige pro­jekter og derefter beskrive processerne logisk, mener Lasse. Han har tidligere oplevet, at procesoptimeringsprojekter ofte er meget ressourcekrævende, og det kan også være de samme oplevelser, eventuel modstand på ledelses- og bestyrelsesniveau bunder i. Han mener dog ikke, at det er tilfældet med Foxtrot. Tværtimod oplever han en større sandsynlighed for et værdifuldt output.

”Reelt er det en no brainer. Men som økonomimand har jeg erfaret, at såfremt noget lyder for godt til at være sandt, er det som regel ikke sandt. Sådan er det ikke her. Vores nye robotmedarbejder holder det, vi er blevet lovet. Hvis man er villig til at inve­stere og tage ejerskab, vil der være gevinst på mange områder. Inden for kort tid har vi fået større kapacitet og færre udgifter samt minimeret fejlene,” siger Lasse Hougaard- Boldsen.

På spørgsmålet om, hvad Finance kan gøre for at blive bedre til at få hele organisationen med, falder svaret fra Lasse prompte: ”Vi skal blive bedre til at sige og vise, at det her giver besparelser og værdiforøgelse samt frigiver ressourcer til virksomhedens projekter. Og vi skal blive bedre til at få Robotics højere op på agendaen på bestyrelsesmøderne,” siger han.

 


 

Basico kan hjælpe dig med at automatisere med Foxtrot

Du kan få frigivet ressourcer og øget kvaliteten af repetitive opgaver samt spare penge ved hjælp af robotteknologi. Vi kan hjælpe dig med at identificere relevante processer, bygge jeres kommende robotter og opbygge jeres kompetencer, så I selv kan bygge videre på robotterne.

Kontakt Morten Boldsen, Director, Finance IT Services på mboldsen@basico.dk eller 4083 6288

Vær på forkant med udviklingen
Kom på robotics-kursus


DE BEDSTE KONTORROBOTTER ER DEM, DU SELV KAN BRUGE

Tilmeld dig nu