Automatiser din måneds- og årsafslutning

Automatiser din måneds- og årsafslutning

Af

Kun 28 % af økonomimedarbejderne har tillid til de månedlige tal. Samtidig bliver 90 % løbende presset til at aflevere månedsafslutningerne hurtigere og hurtigere. Årsagen til den manglende tillid kan findes i de mange mere eller mindre manuelle systemer, som økonomifunktionen arbejder med.

Der er syv generelle og ressourcekrævende udfordringer, som de fleste CFO'er kan nikke genkendende til:

  1. Sammenligning af transaktioner
  2. Specificering af saldi
  3. Dokumentation
  4. Validering af tal
  5. Et hurtigt overblik/øjebliksbillede
  6. Arkivering
  7. Revisionsforberedelse

Undersøgelser viser, at den månedlige afstemning stadig bliver foretaget manuelt eller semimanuelt i tre ud af fire store europæiske virksomheder med en omsætning på flere end DKK 75 mio. 59 % af økonomifunktionens ressourcer går til dette arbejde. Det giver et uhensigtsmæssigt og ikke-værdiskabende forbrug af ressourcerne og skaber samtidig en flaskehals i økonomifunktionens mest hektiske periode.

Flere end halvdelen benytter semimanuelle processer til at bearbejde tallene i forbindelse med rapporteringer, hvilket har medført en utilfredshed på 58 % blandt økonomimedarbejderne i forbindelse med synlighed. *

Samtidig bliver kravene om større gennemsigtighed, bedre dokumentation, overblik over hvem har godkendt hvad og øjeblikkelig præsentation af finansielle data skærpet.

Selv i virksomheder, hvor økonomifunktionen imødekommer kravene og har et nogenlunde overblik, er der mange mindre rutiner, der kan undgås og som spænder ben for, at økonomifunktionen kan tilpasse sig de stigende krav. I en travl hverdag med knappe ressourcer er det let at overse de processer, der kan tilføre værdi og frigive ressourcer til andre opgaver, og i stedet halser økonomimedarbejderne afsted for at nå deadline.

 

Luk hurtigere med en mere effektiv løsning

Fremtidens digitale løsning er software (lokalt eller i skyen), der kan automatisere størstedelen af økonomifunktionens processer og procedurer. Fx bidrager automatisering af afstemningsprocesser og konti blandt andet til, at:

  • gøre arbejdet mere effektivt
  • minimere risikoen for fejl
  • forenkle virksomhedens forretningsprocesser
  • præsentere mere gennemskuelige og præcise data - på kortere tid
  • minimere brugen af papir ved dokumentation

Der er altså stor værdi at hente for alle: økonomifunktionen og virksomhedens interne og eksterne interessenter.

Løsningen til den enkelte virksomhed skal være fleksibel og skalérbar, så brugervenlighed og funktionalitet konstant kan forbedres og opdateres. Løsningen skal have en høj ydeevne, hvor store mængder data kan behandles på meget kort tid. Det skal være let at generere rapporter og grafer, og ikke mindst skal løsningen levere et godt overblik.

Med den rigtige automatiseringsløsning bliver det muligt at dedikere op til 85 % af tiden til vigtigere opgaver. Automatiske procedurer gør det enklere at overvåge processerne og få et overblik over, hvem som har gjort hvad hvornår, og hvad der er behov for at prioritere. Det bliver langt lettere at udarbejde imponerende præsentationer og dashboards. Og der er også penge at spare på revisionen.

Der findes mange rigtige gode løsninger på markedet. Udfordringen for CFO'en er at finde lige præcis den helt rigtige løsning til hans eller hendes virksomhed, der dækker virksomhedens nuværende og fremtidige behov. Det kan være en jungle at finde rundt i, og hverdagens travlhed gør det svært at finde ressourcerne til både at undersøge behov og udbud til bunds.

 

Det er vigtigt - nu

Jo før den rigtige løsning findes, jo før er det muligt for CFO'en at effektivisere økonomifunktionens opgaver. Ressourcer på alle niveauer i økonomifunktionen bliver frigjorte til andre (udviklings)opgaver, hvilket sparer både penge og tid, og samtidig styrker det økonomifunktionens rolle som business partner.

Økonomifunktionen og resten af forretningen vil opleve en værdiforøgelse af kvaliteten af data og præsentationer samt den tid, der bruges til månedsluk. Derudover vil risici blive betydelig reducerede.

*) Undersøgelser og tal stammer fra Adra m.fl.


Udnyt ressourcerne optimalt

Hos Basico kan vi hjælpe dig videre i automatisering af måneds- og årsafslutningen – kontakt PartnerMorten Bille direkte på e-mail mbille@basico.dk eller tlf. 2510 2233 og få en uforpligtende snak.


Læs mere om Adra BALANCER


Citater

To skandinaviske virksomheder, der allerede har valgt at automatisere deres finansielle transaktioner, siger: "… vi har langt bedre kontrol og er i stand til at følge udviklingen. Ud over det, er det nemmere at finde ting nu, hvor alt er på ét sted. Det betyder, at vi sparer værdifuld tid i en hektisk periode. Vores revisorer rapporterede også, at de føler, at de har et bedre overblik og ikke skal udskrive dokumenter på forhånd. I stedet kan de gå direkte til de relevante konti …"

- Ejendomsmægler Krogsveen, Norge

 

"… har vi nu et komplet overblik, gennemsigtighed og sporbarhed - det giver os fuld Compliance, Risk og Governance, GRC."

- Michael Vorre, regnskabschef i Astellas Pharma, Nordic Operations, Danmark


 

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her