Sweco bygger in-house legal

Sweco bygger in-house legal

Intern juridisk funktion med konstant fokus på de juridiske, værdiskabende processer har styrket Sweco Danmark på de indre linjer. 

Sweco – tidligere Carl Bro og Grontmij – er blandt de største råd- givende ingeniørvirksomheder i Danmark. Sweco leverer konsulentydelser inden for infrastruktur, bygningsdesign, energi, vand og miljø samt projektledelse og IT til byudvikling. I Danmark er Sweco kendt for at være en af de primære rådgivende aktører bag ombygningen af Microsofts nye hovedkontor i Lyngby og Nørre- port Station i  København.

Indtil foråret 2015 havde Sweco ikke en intern juridisk funktion. De juridiske opgaver, herunder almindeligt kontraktarbejde, blev håndteret som en del af dagligdagen af højt kvalificerede, tekni- ske medarbejdere og ledelsen. De mere problematiske juridiske opgaver blev varetaget af Swecos eksterne  advokater.

”Vi havde fokus på de konkrete teknisk-juridiske udfordringer, mens der manglede juridisk kontinuitet og løbende juridiske vidensopsamling”, fortæller finansdirektør Steen Pinnerup.

 

Afdæk den juridiske værdiskabelse

I det indledende samarbejde med Basico Legal blev det tydeligt, at der lå en potentiel værdiskabelse i at udvikle og synliggøre den juridiske indsats til at understøtte forretningen. Løbende spar- ring, afklaring og tilrettelæggelse af juridiske processer var nogle af de områder, hvor der kunne skabes umiddelbar værdi.

”Vi så efter en intern ressource, der kunne skabe fokus på de juri- diske muligheder og udfordringer. I forbindelse med etableringen af den interne funktion, hvor vi ikke kendte vores eksakte behov, var det oplagt for os at begynde med Basicos fleksible mulighed for at tilknytte en erfaren jurist, som tidligere havde siddet i chefjuriststolen i andre virksomheder. Vi begyndte med en løsning  på to dage om ugen, og det udviklede sig gradvist til en fuldtids- løsning”, siger Steen Pinnerup.

I løbet af de første seks måneder blev det klart, at en intern juri- disk funktion ville understøtte værdiskabelsen i virksomheden. Selvom ideen blev positivt modtaget internt, betød det også no- gen skepsis og en udfordring af vanetænkningen: Hvilket ansvar ville den interne jurist overtage? Hvilken betydning ville det få   for den enkeltes portefølje af opgaver? Ville det være reelt vær- diskabende?

”En markant organisatorisk ændring som etablering af en intern juridisk funktion kræver ledelsens opbakning og en åben dialog med ledelsen om de områder, hvor der kan skabes succes. Det kræver også, at man som konsulent er 100% fokuseret og kan levere den indsats, der giver den nødvendige succesoplevelse i organisationen”, understreger Peder Nielsen, der som Basico Legal’s konsulent startede funktionen hos Sweco og i dag er an- svarlig for den juridiske  funktion.

Ledelsens åbenhed, lydhørhed og imødekommenhed banede vejen for, at Basicos konsulent kunne opbygge tillidsfulde relationer, hvor dagligdagen blev lettet for kollegerne. De oplevede succeser blev til afgørende byggesten, uanset at det ikke var alle slag, der skulle vindes i første omgang. Derudover var konsulen- tens nysgerrighed og søgen efter kollegernes viden om detaljer  og kontraktuelle forhold m.m. med til, at konsulentens kompetencer og erfaring blev opsøgt stadigt  mere.

”Samlet vurderet har processen med Basico og etableringen af den juridiske funktion været en god business case” tilføjer Steen Pinnerup.

 

Fokus på forretningen

Kunsten for den interne jurist/konsulent er at glide ind som en naturlig del af forretningen og teamet samt levere tilgængelighed og hurtige svar vel vidende, at det ikke er alle forhold, der er afklaret, inden man udtaler  sig.

”Vi oplevede en intern jurist, der som en del af forretningen naturligt  deltog  i  overvejelser  om  usikkerheder,  vurderinger  og risici samtidig med, at han varetog de juridiske opgaver i processerne. Vi øgede vores fokus på, hvor de juridiske risici var, hvordan de blev afdækket, om vi internt havde kompetencerne   til at håndtere dem og hvis ikke, hvordan vi så løste dem”, siger Steen Pinnerup.

 

Værdiskabelse med succes

Samarbejdet mellem den eksterne advokat og den interne juri- diske funktion er ikke et enten eller, men derimod en dokumentation af, at intern jura skaber værdi, når det implementeres i de daglige rutiner og tænkes sammen med den specialistrådgivning, der leveres af ekstern  advokat.

Den interne juridiske funktion er med til at højne det interne juridiske beredskab og complianceniveau og dermed begrænse omfanget af uønskede juridiske udfordringer. Oveni kommer der også et tættere og forbedret samarbejde med den eksterne advokat, der følger af et fælles sprog og en klar rollefordeling med veldefinerede opgaver.

”Etableringen af den interne juridiske funktion har givet os en større indsigt i, hvilke opgaver der med fordel kan løses internt, og har samtidig optimeret værdien af de ydelser, vi modtager fra vores eksterne advokat”, siger Steen Pinnerup.

Når den interne juridiske funktion skal etableres, er det væsentligt at få afdækket det egentlige behov for juridisk assistance, men samtidig skal det sikres, at det juridiske arbejde er reelt værdiskabende. For at opnå succes med den interne juridiske funk- tion kan følgende tilgang  anvendes:

  1.  Begynd med at afdække de juridiske forhold, der er væsent- lige for den daglige
  2. Kommuniker en klar opbakning fra
  3. Afmystificer gennem åben dialog og identificer indsatsområ- der sammen med de enkelte stakeholdere i
  4. Klarlæg behovet for samarbejde med ekstern advokat og etabler tæt dialog både om opgavefordeling og styring af de enkelte
  5. Tilpas de interne juridiske ressourcer og kompetencer løbende i takt med udsving i

”Som ny fleksibel spiller på det interne hold skal man løbende være i stand til at tilpasse indsatsen til behovet og være  der 100%, når det kræves. I nogle situationer er behovet hverken kendt eller erkendt, hvorfor det er vigtigt at føle sig frem – være serviceminded og aktivt deltage i konkret sagsbehandling og samtidig spille ind på de mere strukturelle ændringsprocesser”, siger Peder Nedergaard Nielsen.

For den nyetablerede interne juridiske funktion kan dilemmaet være en risiko for at drukne i egen succes. Når arbejdet bliver gjort godt, og der leveres konkrete løsninger i dagligdagen, vil kollegerne oftere og oftere søge råd og hjælp. I begyndelsen vil det typisk handle om begrænsede opgaver, måske enkeltopgaver som kontraktgennemgang for forretningen, og ikke nødvendigvis med en tæt interaktion med de nye kolleger. Efterhånden som de konkrete succeser leveres, og forretningen oplever, at den juridiske funktion skaber værdi for dem, vil kontaktfladen blive udviklet og omfatte tværgående problemstillinger i hele organisationen.


Sweco

Sweco planlægger og designer fremtidens byer og samfund, der resulterer i bæredygtige bygninger og effektiv infrastruktur. 14.500 medarbejdere i Europa (heraf 3.500 i Danmark) løser hvert år opgaver i 70 lande over hele kloden. Sweco er Europas største virksomhed inden for arkitektur- og ingeniørrådgivning med en omsætning på omkring 1,7 mia. euro.

Læs mere om Sweco på: www.sweco.dk

Vil du med på Robotics-bølgen og drive digitaliseringen af supportfunktionerne i din virksomhed?

Tilmeld dig vores Robotics-mailserie. Her får du 4 konkrete eksempler på, hvorfor robotter er fremtiden, og hvordan de kan gøre dig mere effektiv og understøtte dig i dit arbejde.

Tilmeld dig her